Pandemic Ups Game on Scenario Planning in The Arts


Ketika pandemi COVID-19 dan perhitungan nasional dengan keadilan rasial berlanjut, organisasi seni dan budaya menemukan diri mereka dalam lanskap yang benar-benar berubah, dan berpotensi menghancurkan. Untuk membantu organisasi melewati masa yang belum pernah terjadi sebelumnya ini — dan bahkan membayangkan beberapa lapisan perak — firma perencanaan bisnis dan strategis global AEA Consulting telah merilis sebuah perangkat perencanaan skenario.

Dibuat khusus untuk sektor seni, perangkat ini menjelaskan empat kemungkinan skenario untuk perjalanan pandemi, dan perilaku masyarakat setelahnya, selama lima tahun ke depan. Laporan pendamping melihat survei baru-baru ini terhadap para pemimpin seni dan pakar lapangan, memberikan wawasan yang dapat diambil oleh organisasi seni saat mereka melakukan perencanaan.

Blog Wallace melakukan dialog email tentang laporan tersebut dengan Daniel Payne, kepala sekolah di AEA Consulting. Pertukaran telah diedit untuk kejelasan dan panjangnya.

Mengingat tingkat ketidakpastian yang luar biasa yang kita hadapi, perencanaan skenario mungkin tampak berlawanan dengan intuisi. Mengapa ini sangat membantu dalam kondisi ketidakpastian yang tinggi?

COVID-19 mempersingkat cakrawala perencanaan kami dari tahun ke minggu. Perencanaan skenario memberikan kesempatan untuk berpikir di luar prediksi jangka pendek dan menjadi lebih imajinatif tentang berbagai kemungkinan masa depan — persis apa yang dibutuhkan ketika kabut ketidakpastian membuat sulit untuk menentukan dengan jelas kemungkinan hasil. Ini mendorong organisasi untuk kurang fokus pada taruhan individu tentang arah dan sebaliknya berpikir tentang prinsip-prinsip inti (tujuan, misi, dan layanan kepada komunitas dan audiens), mempertimbangkan potensi dampak dalam berbagai kemungkinan hasil dan meletakkan jalur yang berbeda untuk mencapai kesuksesan.

Dengan kata lain, tidak ada masa depan yang benar atau masa depan yang salah dalam perencanaan skenario. Ini adalah proses yang membantu organisasi membayangkan dirinya dalam pengaturan masa depan yang berbeda dan membuat respons, bahkan mungkin mengungkap peluang yang sebelumnya tersembunyi. Ini memperluas cakrawala perencanaan di luar jangka pendek — apakah akan dibuka kembali, akhir dari krisis keuangan atau sebaliknya — dan memastikan organisasi dapat memposisikan diri terbaik untuk sukses dalam berbagai kemungkinan dalam jangka panjang.

Apa perbedaan antara perencanaan skenario dan latihan “perencanaan strategis” — apa pro dan kontra dari masing-masing latihan, terutama ketika ketidakpastian begitu tinggi?

Perencanaan skenario dan perencanaan strategis terkait satu sama lain dalam banyak hal. Salah satu cara berpikir tentang perencanaan skenario adalah sebagai bentuk perencanaan strategis jangka panjang yang menekankan pada pemahaman tentang lingkungan yang lebih luas di mana Anda beroperasi. Ternyata beberapa kelemahan yang kita lihat dalam proses perencanaan strategis tradisional dapat berupa dimitigasi dengan perencanaan skenario. Jadi, daripada menganggapnya sebagai salah satu atau, Anda dapat menganggapnya sebagai ya-dan, dan pertimbangkan untuk menambahkan proses perencanaan skenario ke tahap perencanaan strategis Anda berikutnya.

Salah satu kekurangan yang sering dikatakan tentang perencanaan strategis adalah rencana tersebut dapat dilihat sebagai arah yang kaku menuju cakrawala tiga atau lima tahun yang mungkin menjadi tidak relevan ketika konteksnya bergeser dalam enam bulan atau satu tahun. Perencanaan skenario menawarkan kebalikan dari itu, baik mendorong orang untuk lebih fleksibel dalam pertimbangan mereka tentang masa depan dan menyediakan cara sistematis untuk menemukan kesamaan dalam kemungkinan tersebut untuk menciptakan pijakan yang lebih kokoh untuk sebuah rencana. Sebaliknya, salah satu kekurangan potensial dari perencanaan skenario adalah perencanaan menjadi terlalu abstrak, dan Anda berakhir tanpa hasil yang dapat ditindaklanjuti secara jelas. Tetapi proses perencanaan strategis yang baik akan memberikan kerangka kerja untuk mengambil keluaran dari perencanaan skenario dan kemudian mengembangkan langkah-langkah tindakan dan rencana implementasi, melacak dampak keuangan dan kebutuhan sumber daya lainnya, dan menciptakan alat untuk mengukur apakah Anda mencapai dampak yang diinginkan. Bukan peluru ajaib, tetapi bersama-sama (dan dengan perhatian dan evaluasi berkelanjutan), mereka dapat membantu mempersiapkan organisasi untuk memajukan misi mereka, apa pun yang mungkin terjadi selanjutnya.

Meskipun masing-masing dari empat skenario alat menyajikan masa depan yang sangat berbeda, adakah kesamaan di antara mereka yang mungkin disiapkan oleh organisasi untuk saat ini?

Meskipun kami akan mengatakan tidak ada kepastian yang mutlak, pasti ada sejumlah tema umum yang dapat Anda temukan jika Anda duduk di masing-masing dari empat masa depan yang telah kami identifikasi dalam perangkat ini. Kami menyoroti beberapa di antaranya dalam dokumen ikhtisar — ​​sering kali hal ini terkait dengan dampak tren jangka panjang dalam demografi atau kemajuan sains dan teknologi. Misalnya, satu tema umum yang kami soroti adalah peningkatan fokus pada kesetaraan ras dan keadilan sosial: di luar keharusan moral itu sendiri, sebagian besar proyeksi di masa depan menunjukkan AS menjadi negara mayoritas-minoritas sekitar tahun 2040-an. Ini akan menjadi isu yang semakin kritis hanya agar organisasi seni dapat melibatkan penonton.

Ada kesamaan lain yang lebih berkaitan dengan kemungkinan meningkatnya ketidakpastian dan ketidakstabilan — misalnya, kebutuhan sektor untuk lebih terlibat dan mengelola dampak kesehatan mental. Ada juga dampak potensial dari hal ini dalam cara sektor ini menciptakan ruang fisik yang digunakannya — untuk meningkatkan fleksibilitas dalam menghadapi kemungkinan jarak yang terus berlanjut, tetapi juga untuk meningkatkan keterbukaan mereka untuk menciptakan rasa sambutan yang diperbarui. Dan kita perlu memikirkan kembali bagaimana semua ruang dapat dikelola untuk mengurangi efek krisis iklim. Ini adalah tren yang sudah ada di banyak ruang budaya baru, tetapi tampaknya menjadi lebih mendesak tidak peduli skenario masa depan.

Dengan cara apa perencanaan skenario bisa salah — atau setidaknya jatuh ke dalam perangkap — dan bagaimana potensi jebakan ini dapat dihindari?

Salah satu cara agar perencanaan skenario bisa salah adalah tertanam dalam nama itu sendiri — menghabiskan terlalu banyak waktu dengan skenario dan tidak cukup waktu untuk memikirkan implikasinya bagi organisasi. Kami telah mencoba untuk menekankan perlunya membuat pekerjaan ini dapat ditindaklanjuti melalui materi, tetapi untuk beberapa, ada lubang kelinci menghabiskan begitu banyak waktu dan energi untuk menyusun masa depan yang berbeda tersebut. Kami berharap perangkat ini dapat membantu dengan menyediakan empat skenario masa depan ini, sehingga fokus dapat bergerak lebih cepat ke implikasinya. Namun, kami tahu tidak ada satu ukuran yang cocok untuk semua jawaban, dan organisasi yang berbeda mungkin memiliki konteks yang berbeda untuk ditekankan atau situasi spesifik yang ingin mereka tangani dalam skenario.

Tantangan umum lainnya adalah menghabiskan terlalu banyak waktu dan energi untuk satu masa depan yang disukai — entah karena masa depan itu dianggap paling mungkin atau karena ada beberapa hasil yang disukai di dalamnya. Salah satu cara yang kami sarankan untuk mengatasinya adalah dengan memastikan bahwa Anda menyatukan berbagai kelompok peserta untuk proses tersebut — beragam latar belakang dan pengalaman, tetapi juga membawa suara ke meja yang mungkin lebih baru untuk proses strategis organisasi. Ini bisa menjadi kesempatan besar untuk membawa anggota dewan yang baru-baru ini bergabung atau anggota komunitas Anda yang tidak cukup Anda ajak bicara.

Apa contoh perspektif yang melakukan perencanaan skenario terbuka untuk Anda?
Satu hal yang proses ini telah membuka mata kami — tidak sepenuhnya baru sama sekali, tetapi tentu saja sesuatu yang disoroti secara signifikan — adalah rangkaian keterampilan yang dibutuhkan organisasi untuk dapat mengelola arah masa depan mereka. Kami membuat perangkat ini setelah berbicara dengan berbagai pemimpin seni untuk pekerjaan yang dibahas dalam Tanggapan Awal Organisasi Seni terhadap Ketidakpastian COVID-19: Wawasan dari Lapangan. Ada berbagai macam keterampilan yang didiskusikan oleh para pemimpin ini sebagai hal penting untuk bergerak maju — dari analisis data, keahlian digital, pemodelan bisnis, dan pelatihan kepemimpinan inti hingga, ya, sumber daya perencanaan skenario — dan itu bahkan tidak mencakup keterampilan yang diperlukan untuk menghasilkan sebagian besar program inti organisasi. Diperlukan sekelompok orang yang beragam tetapi terkoordinasi untuk mencapai kesuksesan.

Dan lebih terkait langsung dengan skenario, satu hal yang terus-menerus muncul bagi saya dalam membuat skenario dan menggunakannya dalam lokakarya dengan beberapa organisasi adalah seberapa signifikan komponen digital seni dan budaya kemungkinan besar, dan seberapa jauh tertinggal dari sebagian besar sektor seni dan budaya ada di sana.

Apa cara alternatif selain perencanaan skenario untuk berpikir sistematis tentang masa depan?

Jika Anda menelusuri “pemikiran masa depan” atau “pandangan ke depan strategis”, ada banyak metode berbeda yang akan Anda temui, mulai dari metode yang relatif mudah seperti permainan prediksi dan pasar hingga yang sangat istimewa (dan biasanya bermerek dagang!). Orang lain mungkin menyarankan Tarot, I Ching, dan spin-the-bottle sebagai strategi populer! Satu hal yang kami sukai tentang perencanaan skenario adalah bahwa hal itu tampaknya mudah dikaitkan dengan keluaran kreatif dan imajinatif yang mungkin akrab bagi organisasi seni dan budaya. Anda dapat mengambil masa depan yang diidentifikasi dalam skenario Anda dan mengubahnya menjadi semacam fiksi ilmiah. Kami telah melihat organisasi mengilustrasikannya secara grafis, membayangkan situasi masa depan sebagai drama satu babak atau bahkan mengubahnya menjadi koreografi. Ini cara yang bagus untuk melibatkan tim dalam latihan yang juga di luar pekerjaan sehari-hari mereka.

Untuk lebih lanjut tentang perencanaan skenario dan masa depan seni lihat diskusi panel ini yang menampilkan Payne dan lainnya, bagian dari Wallace Reimaginging the Future of The Arts seri.


Diposting Oleh : https://totosgp.info/

About the author